Thứ Hai, 17 tháng 6, 2019

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Chấm công Wise Eye On 39

Tags

Wise Eye On 39

Phần mềm Chấm công là một ứng dụng đi kèm với Máy chấm công. Dữ liệu liên lạc qua lại giữa 2 đối tượng chấm công này là data format dạng Excel, Access (mdb) và SQL. Bài Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Chấm công Wise Eye On 39 sẽ giúp bạn làm chủ kỹ thuật chấm công và chuẩn bị cho bước tiếp theo: Lập trình phần mềm chấm công cho công ty riêng.



Mục lục bài viết Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Chấm công Wise Eye On 39

I/ Khai báo/Xóa bỏ máy chấm công



VI/ Khai báo giờ làm việc
6.1 Khai báo CA làm việc
6.2 Khai báo cách chọn giờ (có 5 loại)
  1. Giờ Vào Ra được sắp Tự động
  2. Giờ Vào Ra dựa theo Khoảng Phân Giờ
  3. Giờ Vào Ra dựa theo số Máy chấm công
  4. Giờ VÀO là giờ Đầu tiên. Giờ RA là giờ Cuối cùng trong ngày
  5. Giờ VÀO và RA dựa theo loại Check In/Out khi quét vân tay trên Máy chấm công
6.3 Khai báo Lịch trình Làm việc
6.4 Sắp xếp Lịch trình cho Nhân viên

VII/ Xuất Báo cáo
VIII/ Tính công (Chấm công) và lập Báo Biểu
IX/ Thêm Giờ cho Nhân viên
X/ Sửa Giờ cho Nhân viên
XI/ Khai báo Nghỉ (Ốm, Thai sản, Việc riêng,...)
XII/ Lời kết

--------------------- o0o -----------------------

Sau khi cài đặt xong Wise eye on 39 thì nó có giao diện như thế này:

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


I. Khai báo máy chấm công


Bước 1: vào menu Máy chấm công
Bước 2: Khai báo máy chấm công




Bước 3: Thêm mới

IP của máy đặt trùng IP lớp mạng nội bộ. Nếu đặt qua mạng Internet thì đặt vào IP của Router xong từ router NAT vào IP máy trong LAN.

Port mặc định của Wise Eye On 30 là 4370. Nếu nhiều máy chấm công thì nên cài đặt cả trên phần mềm máy tính lẫn tại máy chấm công port khác nhau để tránh trùng lặp. Các thông số còn lại mặc định. (xem video cấu hình chi tiết)


Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Sau khi nhập IP và port, click vào lấy số series để phần mềm kết nối với máy chấm công và lấy series cho mình với cả số đăng ký nữa. Nếu lấy thành công là OK. Nhấn Lưu để SAVE lại thông số cài đặt cho máy chấm công.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Xóa bỏ Máy chấm công


Mở phần mềm Wise Eye On 39 lên. Có bao nhiêu máy chấm công đã được khai báo và cập nhật thì nó sẽ hiện lên khung cửa sổ bên trái. Để xóa một máy chấm công nào đó ra khỏi phần mềm, thì bạn click vào máy nó, rồi nhìn lên dòng Menu bên trên, chọn Xóa.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Xác nhận lại với phần mềm Wise Eye On 39

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


II. Kết nối dữ liệu giữa Máy (phần cứng) và  Phần mềm chấm công


Bước 1: vào phần mềm Wise Eye On 39
Bước 2: vào menu Máy chấm công
Bước 3: dưới phần Khai báo máy chấm công là Tải dữ liệu chấm công
Bước 4: chọn máy chấm công, khoảng thời gian, rồi click vào Duyệt từ máy chấm công 
Bước 5: chọn Lưu vào CSDL

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Các lượt chấm công sẽ được tải về. Ở hình dưới là minh họa chi tiết cho dữ liệu đã được tải về.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


III. Cài đặt Công ty


3.1 Đặt tên Công ty

Chọn menu Dữ liệu
Chọn Thông tin công ty
Nhập các thông tin liên quan

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


3.2 Thêm mới Phòng ban

Chọn tab Khai báo phòng ban
Click vào Thêm
Nhập tên Phòng ban mới, chẳng hạn Marketing, Bảo vệ, Tổ chức Hành chính,...

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

Click Đồng ý sau khi xong

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


OK, công ty ta đã có một Phòng ban mới được quản lý trên phần mềm.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Nhưng, mảng Marketing này lại có 2 loại hình, và vào ra cơ quan rất khác nhau, đó là Marketing online (cách nhật mới vào công ty) và Marketing  Bán hàng (hàng ngày đều vào công ty cập nhật doanh số và lấy hàng cho chi nhánh)

Ngoài ra thì phòng Bảo vệ cũng có 2 đội, ngày chẵn và ngày lẻ nữa. Việc này nên chia/băm nhỏ dữ liệu để dễ quản lý.

Để thêm Phòng ban con bạn click chọn Phòng ban cha, click Thêm

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Nhập tên Phòng ban con

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Đã có Phòng ban con bên dưới.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


3.3 Xóa Phòng ban

Click chọn phòng ban rồi xóa thôi.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

Đã xóa

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

Ta chỉ xóa được Cha khi đã xóa Con

Việc băm nhỏ phòng ban giúp bạn dễ quản lý nhân viên cũng như định danh một nhân viên dựa trên ca trực, cấu trúc đặc thù


IV. Thêm Nhân viên


Vào menu Dữ liệu -> Quản lý nhân viên
Như hình dưới đây, trong cơ quan chưa có nhân viên nào.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Nhập thông tin cho Nhân viên mới.
Để ý phần phòng ban, vì nó quét định cơ chế chấm công sau này.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

Cập nhật thông tin cho Nhân viên mới

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Cửa sổ bên trái đã lưu thông tin Nhân viên mới

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Xóa nhân viên trong Wise Eye On 39


Để xóa một nhân viên ra khỏi danh sách quản lý (do nghỉ việc, chuyển cơ sở,...) thì bạn vào lại phần Quản lý nhân viên, click vào Danh sách để hiển thị danh sách Nhân viên đang có trong hệ thống.

Để xóa ai thì check vào người đó, một hoặc nhiều người một lúc, rồi click vào Xóa



Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Chuyển đổi Phòng ban cho Nhân viên


Việc chuyển đổi phòng ban diễn ra khá thường xuyên. Như nhân viên Nguyễn Văn Thanh dưới đây từ Tổ chức Hành chính chuyển về phòng Marketing (chưa biết là online hay bán hàng)

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Bước 1: Để thực hiện chuyển phòng ban cho nhân viên bạn check vào nhân viên đó khi đang ở danh sách.
Bước 2: Chọn Đổi phòng ban
Bước 3: Chọn Phòng ban mới, rồi click chuột xuống cái dòng cuối của ô cửa sổ.


Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Xác nhận lại lần cuối Đồng ý hay Không

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Đã chuyển xong.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


V. Đẩy thông tin Nhân viên lên Máy chấm công


Vừa rồi các thao tác thông tin hoàn toàn được xây dựng ở máy tính. Giờ bạn cần cập nhật thông tin chính thống về nhân viên, phòng ban,... lên máy chấm công để máy hiển thị khi nhân viên chấm công bằng vân tay hay quẹt thẻ.

Bước 1: Để đẩy thông tin đã xây dựng lên máy chấm công, bạn vào lại phần Máy chấm công.
Bước 2: Chọn Tải nhân viên lên...
Bước 3: Chọn máy (nếu có nhiều máy chấm công)
Bước 4: Chọn Phòng ban
Bước 5: check chọn những nhân viên sẽ được cập nhật, rồi click vào Chuyển xuống để đẩy danh sách cập nhật xuống ô bên dưới (ô dữ liệu bên dưới hiển thị những gì sẽ được truyền cho Máy chấm công)

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Bước 6: kiểm tra lại danh sách ở ô bên dưới. Nếu ổn rồi thì click Tải lên máy chấm công


Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

Quá trình sẽ diễn ra trong vài giây tùy theo dung lượng thông tin và băng thông hệ thống mạng.


VI. Khai báo giờ làm việc


Đây là phần thú vị nhất và cũng là yếu tố chính của sự tồn tại Máy chấm công.
Ở menu chính, bạn vào Cài đặt máy chấm công

6.1 Khai báo CA làm việc


Sau khi click vào Cài đặt máy chấm công, chọn tiếp Khai báo ca làm việc
Click Thêm mới để thêm một đĩnh nghĩa mới về CA làm việc
Hình dưới là một ví dụ cơ bản. Các bạn có thể điều chỉnh tùy vào đặc thù của công ty, cơ quan, nhà xưởng,...

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


6.2 Khai báo cách chọn giờ

Vào phần Khai báo cách chọn giờ, ta sẽ có 5 Options (chọn lựa)

6.2.1 Giờ Vào Ra được sắp Tự động


Phần mềm sẽ lấy Giờ ra trừ cho Giờ vào để làm Công

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


6.2.2 Giờ Vào Ra dựa theo Khoảng Phân Giờ


Bước 1: Thêm mới
Bước 2: Chọn Kiểu sắp xếp02-Chọn giờ VÀO giờ RA theo khoảng phân giờ
Bước 3: click vào Phân giờ kế bên

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Bước 4: nhập Khoảng giờ Vào Ra rồi click Đồng ý

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Bước 5: click Lưu để cập nhật Khoảng giờ Vào Ra.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

Khi chấm công, phần mềm sẽ so sánh Khoảng thời gian giữa quẹt vân tay lưu trên Máy chấm công và Khoảng thời gian quy định sẵn trên Phần mềm để tính công

6.2.3 Giờ Vào Ra dựa theo số Máy chấm công


Bước 1: Chọn Thêm mới
Bước 2: Kiểu sắp xếp: Chọn giờ VÀO giờ RA theo số máy chấm công
Bước 3: nhấn Lưu

Cách này khá hay, nhất là đối với những cơ quan có nhiều đặc thù, ca kíp chồng chéo nhau. Việc xác nhận sẽ dựa trên máy chấm công để tính là VÀO hay RA. Ví dụ, với Cơ sở Cai nghiện Ma túy Gia Minh, có 2 máy chấm công, ID lần lượt là 1 và 2. Khi đó, nếu quẹt vân tay ở Máy chấm công số 1 thì là VÀO, còn quẹt vân tay ở Máy chấm công số 2 là RA. Việc này áp dụng cho những ca trực bảo vệ vào ra thay nhau ở cùng một thời điểm rất hay. Dữ liệu sau đó sẽ được cập nhật về lại tổng đài.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


6.2.4 Giờ VÀO là giờ Đầu tiên. Giờ RA là giờ Cuối cùng trong ngày


Phương pháp này chỉ dành cho những công ty, cơ quan xí nghiệp chấm công theo ngày. Với những đơn vị có nhân viên làm việc đặc thù qua đêm, trực nhiều ca, kíp thì cách chọn loại chấm công này khá khó.


Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


6.2.5 Giờ VÀO và RA dựa theo loại Check In/Out khi quét vân tay trên Máy chấm công


Loại hình chấm công vân tay này sẽ cần khai báo IN hay OUT khi quét vân tay. Một  số Máy chấm công có hỗ trợ, một số không, nên loại hình này là loại đặc thù cho riêng từng dòng máy có hỗ trợ.

Nếu Máy chấm công vân tay của bạn có hỗ trợ Check In và Check Out, thì bạn cài đặt như hình dưới.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

Bạn vẫn có thể cài đặt Check In hay Check Out trên các máy không có chế độ setting Out/In, bằng cách khai báo trên phần mềm (giống phần 6.2.3 Giờ Vào Ra dựa theo số Máy chấm công). Khi đó ví dụ máy chấm công số 1, 3, 5 sẽ chuyên ghi nhận lượt VÀO, còn máy số chẵn 2,4,6 sẽ chuyên ghi nhận lượt RA. Dữ liệu cập nhật về phần mềm sẽ được đánh dấu.

6.3 Khai báo Lịch trình Làm việc


Trong phần Cài đặt máy chấm công, chọn Khai báo lịch trình làm việc.
Hình dưới là các Lịch làm việc phổ biến: HC (hành chính), SA (sáng), CH (chiều)

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


6.4 Sắp xếp Lịch trình cho Nhân viên


Vào Cài đặt chấm công -> Sắp xếp Lịch trình cho nhân viên

Bước 1: Chọn phòng ban
Bước 2: Chọn loại Lịch trình (Mặc định hay Tạm thời)

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39

  • Lịch trình Mặc định: Là lịch làm việc trong suốt quá trình công tác. Ví dụ như nhân viên phòng Văn thư thì suốt quá trình làm việc là làm trong Giờ hành chính.
  • Lịch trình Tạm: Tạm thời tăng cường về một phòng ban, hoặc tạm thời đang áp dụng thai sản, sẽ được áp dụng một lịch trình khác.
Nếu không có gì thay đổi với nhân viên đó, thì thực hiện phần Lịch trình mặc định (các bước chẵn 2/4/6)

Nếu nhân viên đó có sự thay đổi tạm thời, thì chọn Lịch trình tạm (các bước lẻ 3/5/7)
Lịch trình tạm thời sẽ được ấn định thời gian, ví dụ như thai sản sẽ được đi muộn về sớm trong khoảng 4 tháng chẳng hạn, thì 4 tháng đó sẽ là Lịch trình tạm của nhân viên đó.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


VII. Xuất Báo cáo


Bước 1: Menu Máy chấm công -> Tải dữ liệu Chấm công
Bước 2: Chọn khoảng thời gian, thông thường sẽ là một tháng, một quý,...
Bước 3: click Duyệt từ máy chấm công. Máy sẽ chạy khoảng vài giây
Bước 4: click Lưu vào CSDL

Database lúc này đã được tải và cập nhật về phần mềm, sẵn sàng để biên soạn.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


VIII. Tính công (Chấm công) và lập Báo Biểu


Bước 1: vào menu Chấm công và Báo biểu
Bước 2: chọn Chấm công theo ca
Bước 3: chọn Phòng ban

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Bước 4: check vào Nhân viên muốn xem chi tiết công nhật
Bước 5: click vào Xem công sau khi đặt khoảng thời gian

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Bước 6: có nhiều chế độ xem để thống kê, như Xuất lưới, Chi tiết hay Tổng hợp,...

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


IX. Thêm Giờ cho Nhân viên


Trong nhiều trường hợp, số liệu chấm công thực hiện tại Máy chấm công chưa hẳn là công cuối cùng. Việc tùy biến số công cần thực hiện chuẩn hóa bằng Tay thêm ở giai đoạn này.

Bước 1: vào menu Chấm công và Báo biểu
Bước 2: chọn Sửa giờ chấm công
Bước 3: chọn Phòng ban của Nhân viên cần chỉnh sửa
Bước 4: click vào Thêm

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Bước 5: Chấm thêm Công cho nhân viên đó ở form Thêm giờ

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


Kết quả sau khi Thêm giờ công:
- Loại I là In (VÀO) và O là Out (RA)
- Số máy: là loại máy chấm công theo quy ước, ví dụ máy chấm công số lẻ là máy chuyên Check In, còn Máy chấm công số chẵn là máy chuyên Check Out.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39 


X. Sửa Giờ cho Nhân viên


Tương tự như các bước ở trên, nhưng thay vì click vào Thêm, thì bạn cho Mã chấm công cần sửa, và click vào Sửa để thay đổi thông số cho chuẩn. Xong lưu lại bằng click Đồng ý.

Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


XI. Khai báo Nghỉ (Ốm, Thai sản, Việc riêng,...)


Bước 1: vào menu Chấm công và Báo biểu
Bước 2: Chấm công tay
Bước 3: Chọn Phòng ban của Nhân viên cần khai báo Nghỉ
Bước 4: check vào Nhân viên
Bước 5: check vào Ngày nghỉ trong tháng/năm ô bên
Bước 6: khai báo Loại vắng
Bước 7: click vào Thêm sau khi Khai báo các thông số xong


Huong-dan-su-dung-may-cham-cong-van-tay-wise-eye-on-39


XII. Lời kết


Với phần mềm chấm công Wise Eye On 39, bạn hầu như đã có thể áp dụng cho mọi cơ quan đơn vị, công ty. Nếu có nhu cầu nâng cấp, cập nhật thêm tính năng, bạn có thể liên hệ trực tiếp với bên sản xuất phần mềm.

Database của Máy chấm công dùng chuẩn MS Access và SQL, nên công ty cũng có thể lập trình một phần mềm chấm công cho riêng mình, dựa trên nền tảng dữ liệu Microsoft SQL Jet của MS Access hay SQL, nhưng việc này đòi hỏi trình độ, thời gian và nhân lực cao.

Các bạn có vấn đề cần trao đổi hãy liên hệ với IT Bình Dân qua các kênh sau:

Chúc các bạn thành công.

Related Posts